Weniger Formulare, weniger Nachweise, weniger Verwaltungsaufwand: Der Bürokratieabbau im Arbeitsschutz kann Unternehmen spürbar entlasten. Doch allein dadurch werden Arbeitsplätze noch nicht sicherer. Entscheidend ist vielmehr, wofür Führungskräfte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit die gewonnene Zeit nutzen. Wie sich diese gezielt in mehr Sicherheit vor Ort investieren lässt und worauf Unternehmen dabei achten sollten, erfahren Sie hier.
In vielen Unternehmen verbringen Führungskräfte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Checklisten, Formularen und Dokumentationspflichten. Damit bleibt ihnen weniger Zeit für das, worauf es im Arbeitsalltag ebenso ankommt: in der Produktion, im Lager oder auf der Baustelle präsent zu sein, mit Beschäftigten zu sprechen und mögliche Gefährdungen frühzeitig zu erkennen. Denn während am Schreibtisch Nachweise erstellt und Kontrollen dokumentiert werden, entstehen mögliche Gefährdungen dort, wo die eigentliche Arbeit stattfindet. „Ein vollständig ausgefülltes Formular verhindert noch keinen Arbeitsunfall. Wenn uns die Dokumentation davon abhält, vor Ort hinzuschauen und mit den Menschen zu sprechen, müssen wir uns fragen, ob wir unsere Zeit noch richtig einsetzen“, erklärt Anna Ganzke, Geschäftsführerin der WandelWerker Consulting GmbH.
„Weniger Bürokratie kann deshalb eine echte Chance für den Arbeitsschutz sein, wenn wir die gewonnene Zeit dort einsetzen, wo sie tatsächlich etwas bewirken kann: direkt vor Ort“, erklärt Anna Ganzke weiter. Gemeinsam mit Stefan Ganzke und ihrem Team unterstützt sie mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, ihre Sicherheitskultur gezielt weiterzuentwickeln. Dabei geht es nicht darum, notwendige Schutzmaßnahmen abzuschaffen. Vielmehr sollen unnötige administrative Belastungen reduziert und die dadurch freiwerdenden Ressourcen gezielt für die praktische Arbeit am Arbeitsschutz genutzt werden. Dazu gehört vor allem, häufiger mit Beschäftigten ins Gespräch zu kommen, konkrete Arbeitssituationen gemeinsam zu betrachten und Verbesserungsmöglichkeiten direkt vor Ort zu erkennen.
Bürokratieabbau im Arbeitsschutz: Wo Unternehmen sinnvoll entlasten können
Nicht jede administrative Aufgabe trägt im gleichen Maße dazu bei, die Sicherheit im Unternehmen zu verbessern. Deshalb lohnt es sich zu prüfen, an welchen Stellen Abläufe vereinfacht werden können, ohne notwendige Schutzmaßnahmen zu beeinträchtigen. Das kann beispielsweise doppelte Kontrollen betreffen, aber auch die Frage, ob Nachweise weiterhin handschriftlich geführt werden müssen oder digital erfasst werden können. Ebenso können Prüfungen und Dokumentationspflichten stärker an den tatsächlichen Risiken ausgerichtet werden. Welche Erleichterungen ein Unternehmen konkret nutzen kann, muss allerdings immer anhand der geltenden Anforderungen geprüft werden. Die Verantwortung für den Arbeits- und Gesundheitsschutz bleibt davon unberührt.
„Weniger Dokumentation bedeutet nicht, dass wir weniger für den Arbeitsschutz tun müssen. Im Gegenteil: Wenn wir dadurch mehr Zeit haben, sollten wir diese auch nutzen, um direkt vor Ort etwas zu verbessern“, betont Anna Ganzke von der WandelWerker Consulting GmbH. Im direkten Austausch mit den Beschäftigten können Führungskräfte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit besser nachvollziehen, wie Arbeitsabläufe tatsächlich aussehen, welche Schwierigkeiten dabei auftreten und wo Verbesserungen möglich sind. So lassen sich auch Probleme erkennen, die in Checklisten und Dokumentationen nicht sichtbar werden.
Wie verhaltensorientierte Begehungen den Blick auf den Arbeitsalltag verändern
Um solche Einblicke zu gewinnen, müssen Führungskräfte die tatsächliche Arbeitssituation gemeinsam mit den Beschäftigten betrachten. Einen geeigneten Rahmen dafür bieten verhaltensorientierte Begehungen. Anders als bei einer klassischen Kontrolle geht es dabei nicht darum, lediglich eine Checkliste abzuarbeiten und mögliche Fehler festzuhalten. Stattdessen betrachten Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam, wie bestimmte Tätigkeiten tatsächlich ausgeführt werden. Dabei können sie besprechen, warum ein Arbeitsablauf auf eine bestimmte Weise erfolgt, welche Hindernisse sicheres Arbeiten erschweren oder was im jeweiligen Prozess verbessert werden könnte.
Entscheidend ist dabei, wie Führungskräfte das Gespräch führen. Wer Beschäftigte bei jeder Abweichung sofort kritisiert, wird kaum erfahren, warum bestimmte Abläufe in der Praxis anders funktionieren als vorgesehen. „Wir wollen bei einer verhaltensorientierten Begehung nicht kontrollieren, ob ein Mitarbeiter alles richtig macht. Wir wollen gemeinsam verstehen, was am Arbeitsplatz tatsächlich passiert und wo wir Verbesserungen schaffen können“, erklärt Anna Ganzke. Voraussetzung dafür ist eine Gesprächsatmosphäre, in der Mitarbeiter auch Schwierigkeiten und Unsicherheiten offen ansprechen können. Dazu gehört auch, sichere Verhaltensweisen und gut funktionierende Abläufe ausdrücklich anzuerkennen. So erleben Beschäftigte die Begehung nicht ausschließlich als Suche nach Fehlern, sondern auch als Wertschätzung ihrer täglichen Arbeit.
Sicherheitskurzgespräche: Warum Zuhören genauso wichtig ist wie Ansprechen
Nicht jede Frage zum Arbeitsschutz muss erst bei einer Begehung aufkommen. Viele Themen lassen sich bereits im täglichen Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern aufgreifen. Sicherheitskurzgespräche schaffen dafür einen regelmäßigen Rahmen. Statt erst dann miteinander zu sprechen, wenn eine Abweichung auffällt oder bereits etwas passiert ist, beschäftigen sich Führungskräfte und Mitarbeiter immer wieder bewusst mit Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Dafür braucht es weder lange Termine noch zusätzliche umfangreiche Dokumentation.
Wichtig ist vielmehr, dass ein tatsächliches Gespräch entsteht. Führungskräfte sollten deshalb nicht nur vorbereitete Sicherheitsbotschaften weitergeben, sondern auch zuhören und die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter aufgreifen. Dabei geht es nicht ausschließlich darum, Fehler oder Gefährdungen zu finden. Auch sichere Verhaltensweisen und gut funktionierende Abläufe gehören in solche Gespräche. Je regelmäßiger der Austausch stattfindet und je stärker sich die Mitarbeiter daran beteiligen, desto selbstverständlicher wird Arbeitsschutz im täglichen Betrieb zum Thema.
Besonders wertvoll sind solche Gespräche, wenn sie auch die Bedingungen hinter einem bestimmten Verhalten sichtbar machen. Denn Arbeitsunfälle entstehen häufig nicht durch einen einzelnen Fehler, sondern durch das Zusammenspiel verschiedener Schwachstellen. Das beschreibt auch das Schweizer-Käse-Modell von James Reason. So können etwa Zeitdruck, unklare Erwartungen, problematische Arbeitsabläufe, ältere Maschinen oder eine unzureichende Einarbeitung gemeinsam zu einer gefährlichen Situation beitragen. „Wenn wir verstehen wollen, warum sich jemand in einer bestimmten Situation so verhält, müssen wir daher auch fragen, welche Bedingungen dahinterstehen. Nur dann können wir gemeinsam sinnvolle Verbesserungen finden“, erklärt Anna Ganzke.
WandelWerker Consulting GmbH: Freiräume für eine stärkere Sicherheitskultur nutzen
Weniger Bürokratie führt nicht automatisch zu mehr Sicherheit am Arbeitsplatz. Der tatsächliche Nutzen zeigt sich vielmehr darin, ob Unternehmen die gewonnenen Freiräume für die Weiterentwicklung ihrer Sicherheits- und somit auch Unternehmenskultur nutzen. Notwendige Schutzmaßnahmen und die Verantwortung für sichere Arbeitsbedingungen bleiben dabei bestehen.
Die WandelWerker Consulting GmbH begleitet Unternehmen dabei, ihre Sicherheitskultur auf dieser Grundlage weiterzuentwickeln und Mitarbeiter stärker einzubeziehen. „Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Sicherheitsaktionen durchzuführen. Entscheidend ist, dass wir regelmäßig mit unseren Mitarbeitern über Arbeitsschutz sprechen und daraus konkrete Verbesserungen entstehen“, fasst Anna Ganzke zusammen.
Sie möchten Dialoge zum Arbeits- und Gesundheitsschutz in Ihrem Unternehmen systematisch weiterentwickeln und die gewonnene Zeit für mehr Sicherheit vor Ort nutzen? Dann melden Sie sich jetzt bei den erfahrenen Sicherheitskultur-Beratern der WandelWerker Consulting GmbH und buchen Sie Ihren Termin für ein unverbindliches Erstgespräch!
hfs/re/ots/dpa/tt